Nell’ambito dell’attività di schedatura della documentazione non grafica di riferimento sono state rilevate sia informazioni utili per l’identificazione dei documenti collegati ai documenti cartografici, quale il codice univoco di identificazione, sia elementi che permettano all’utente di avere informazioni in merito al contesto nel quale è stato elaborato il documento cartografico.
Nella prima parte della scheda sono presenti le informazioni relative al Soggetto conservatore, ossia l’Istituto che conserva il fondo archivistico di cui fanno parte i documenti descritti, e al Fondo o Soggetto produttore del quale sono essi sono parte integrante. Scopo di questo ultima informazione è fornire metadati relativi al livello gerarchicamente più alto del contesto di produzione dei documenti, per stabilire un percorso di ricerca funzionale, logico e coerente e per evidenziare il legame esistente tra i documenti descritti e il soggetto produttore dell’archivio.
Seguono la denominazione del Sub fondo, se presente, e della serie e/o sottoserie, se presenti, di cui fanno parte i documenti descritti, in modo da fornire un’informazione di contesto più specifica.
Chiude questa prima parte la Collocazione/unità archivistica di riferimento che ha la funzione di rendere immediatamente individuabile la posizione della documentazione descritta all’interno del fondo alla quale appartiene e la Tipologia dell’unità Archivistica, ossia se si tratta di un fascicolo, di un volume o di un registro.
Nella seconda parte sono presenti le informazioni relative al contenuto dei documenti non grafici di riferimento. Nel campo Denominazione o titolo è descritto il contenuto del fascicolo, volume registro o altro, riportando il titolo originale tra virgolette; le eventuali integrazioni sono indicate tra parentesi quadre. In mancanza di un titolo originale esaustivo è stato dedotto un titolo in forma sintetica, ma efficace, a volte integrato con termini ripresi testualmente dai documenti e riportati tra virgolette. Oltre alla denominazione, è presente anche l’informazione relativa al numero di tavola o carta e alle lingue utilizzate nella redazione della documentazione.
Per quanto riguarda la datazione dei documenti, sono riportati l’anno più remoto e l’anno più recente dei documenti che compongono l’unità archivistica; in assenza di datazione puntuale, è stato annotato il secolo o sua frazione; in caso di datazione dedotta dal rilevatore, questa è stata indicata tra parentesi quadre.
In questa parte della scheda sono state fornite anche informazioni relative al materiale, ossia al supporto utilizzato per la redazione dei documenti, alla consistenza delle carte scritte che compongono l’unità di descrizione e al suo stato di conservazione.
Nell’ultima parte della scheda è presente la denominazione o titolo di ciascun documento cartografico allegato all’unità archivistica e il relativo codice identificativo.