Si fornisce qui di seguito un elenco di termini archivistici di uso corrente con il relativo significato, per favorire una migliore comprensione delle descrizioni archivistiche delle schede catalografiche.
Le voci di glossario sono tratte dal portale della DGA - Direzione Generale degli Archivi del MIBACT
Archivio
Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente (magistrature, organi e uffici centrali e periferici dello Stato; enti pubblici territoriali e non territoriali; istituzioni private, famiglie e persone) durante lo svolgimento della propria attività. I documenti che compongono l'archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e necessario detto vincolo archivistico. In questa accezione si usa spesso la parola fondo come sinonimo di archivio.
Il termine indica anche il locale in cui un ente conserva il proprio archivio e l’istituto nel quale vengono concentrati archivi di varia provenienza che ha per fine istituzionale la conservazione permanente dei documenti destinati alla pubblica consultazione.
Archivio storico
Complesso di documenti relativi ad affari esauriti, destinati alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico per finalità di studio o non di studio (privati, amministrativi o legali).
Busta
Unità di consistenza. È il contenitore nel quale vengono raccolti e conservati i fascicoli o - nel caso di atti singoli non raggruppati in fascicoli - i documenti sciolti. Si usano come sinonimo di busta le parole faldone e cartella. Si possono trovare usate nello stesso senso anche le parole mazzo, fascio, pacco, filza. Tali denominazioni, specifiche di aree storico-geografiche differenti, individuano in realtà le originarie unità archivistiche costituite, a fini di conservazione, da raggruppamenti più o meno organici di documenti. La parola filza (che ha assunto significati un po' diversi in differenti territori) deriva dall'uso risalente al Medioevo di tenere i documenti d'uso quotidiano infilzati su un lungo ago perpendicolare al tavolo d'ufficio e quindi legati insieme facendo talora passare uno spago attraverso il foro prodotto dall'ago.
Cabreo
Il termine indica gli inventari dei beni delle grandi amministrazioni ecclesiastiche (ad es. i Cabrei dell'Ordine dei Cavalieri di Malta) o signorili e l'insieme dei documenti che li formavano: mappe, elenchi dei beni mobili ed immobili, dei diritti, delle servitù, del valore della proprietà, mappe delle singole particelle, ecc. Nel caso dell’Ordine di Malta, dovevano essere aggiornati ogni 25 anni e depositati nell'archivio secondo gli statuti del Priorato Gerosolimitano, come attestato nel libro di Domenico Magri dal titolo Notizia de' vocaboli ecclesiastici e de riti sacri, del 1669) e negli statuti dell'ordine del 1675 e del 1719.
Nell'Italia meridionale, i Cabrei vennero denominati anche Platee. A volte prendevano il nome del proprietario dei beni (es. Cabreo dell'Ordine di Malta), altre volte quello del luogo dove si trovavano i beni stessi (es. Cabreo di Velletri, Cabreo della Tuscia). I Cabrei venivano commissionati da famiglie nobiliari, da enti ecclesiastici, da enti pubblici (Comuni), in parte per chiarire i confini dei propri possedimenti e i rapporti giuridici con gli altri (confinanti, eredi, istituzioni), in parte per impedire dispersioni ed usurpazioni dei beni inventariati.
La realizzazione dei Cabrei era affidata agli agrimensori, variamente titolati, che provvedevano a rilevare esattamente i confini di ogni bene e l'estensione di ogni proprietà, attraverso misurazioni effettuate con le antiche unità di misura italiane usate in loco. Alcuni Cabrei venivano redatti per atto pubblico: l'incarico era affidato ad un notaio, il quale si serviva di personale tecnico per le rilevazioni topografiche. Di solito, i notai si servivano di un regio "compassatore", una sorta di perito agrimensore di nomina reale.
I Cabrei erano formati da due serie di documenti:
- una parte descrittiva
- gli allegati (numerose tavole disegnate o acquerellate, alcune di grande bellezza, che riproducevano schematicamente i beni inventariati [chiese, terreni, palazzi, feudi, etc.] e talora le coltivazioni in atto nei fondi).
Nella parte descrittiva, spesso, si riportavano anche unità di misura, prezzi e corrispettivi dei canoni annuali pagati ai proprietari, secondo le consuetudini locali dell'epoca. Attraverso questa documentazione, si può anche risalire alle famiglie contadine che gestivano i beni ecclesiastici, in quanto il Cabreo,-oltre che fotografare la situazione del territorio, catalogava altresì tutte le transazioni e le cessioni dei beni, nonché i diritti insistenti su di essi (es. erbatico, legnatico, fungatico, usum aquae, ecc.).
Oggi i Cabrei costituiscono una delle più corpose e omogenee serie archivistiche di cui si disponga per documentare l'evoluzione del paesaggio urbano e rurale e per lo studio della storia del territorio, se si considera, sino al Settecento, la generale carenza di fondi catastali.
Camicia
Foglio di carta o di cartoncino, contenente documenti archivistici. Normalmente le camicie condizionano i fascicoli e gli eventuali sottofascicoli; sulle camicie possono essere indicati l’oggetto, la cronologia, la classificazione o la segnatura della unità archivistica e più raramente l’elenco degli atti contenuti.
Carteggio
Corrispondenza scambiata tra due o più soggetti. Normalmente è costituito dalle missive ricevute e da minute o copie delle missive spedite; sovente è organizzato in base al mittente. Negli archivi di famiglia o di persona si presenta nella forma dell’epistolario. Negli archivi delle organizzazioni pubbliche il carteggio raccoglie la corrispondenza istituzionale tra più enti o tra enti e cittadini.
Categoria
Partizione del titolario, contrassegnata da un simbolo costituito da un numero romano, o da un numero arabo, o da una lettera dell’alfabeto, oppure da un simbolo misto costituito da una lettera e un numero, ecc.
Classificazione
Codice attribuito ad una unità documentaria o ad una unità archivistica (in genere a un fascicolo) che ne indica la posizione logica nel contesto di un sistema di classificazione, in genere espresso mediante un titolario. La classificazione può essere rappresentata sia attraverso codici numerici che alfanumerici. I codici di classificazione non vanno confusi con le segnature archivistiche, di cui pure possono fare parte.
Collezione
Raccolta di documenti che, estrapolati dalle diverse serie di provenienza, sono stati riuniti per affinità di materia o in base a qualche altro elemento unificante. Spesso le collezioni (o raccolte) vengono indicate con il nome di chi le ha costituite.
Collocazione
Posizione fisica di un'unità archivistica nell'unità di condizionamento e nei depositi, espressa dalla segnatura archivistica. Alcuni tipi di unità archivistiche possono, per esigenze pratiche, avere una collocazione particolare, separata da quella delle altre unità facenti parte dello stesso complesso archivistico (ad es.: registri, bilanci, conti consuntivi, ecc.); in tal caso la relazione - il cosiddetto vincolo archivistico - viene garantita mediante opportuni riferimenti inseriti nella descrizione.
Complesso archivistico
Termine generico con cui ci si riferisce ad un fondo archivistico o ad una sua parte componente, senza specificarne la tipologia. Può quindi corrispondere ad un fondo, una sezione, una serie, una sottoserie ecc.
Deposito
È l'atto mediante il quale gli enti pubblici trasferiscono, dove non vogliano o non possano provvedere direttamente alla conservazione del proprio archivio storico, la documentazione all'Archivio di Stato competente. L'ente resta proprietario dell'archivio e può rientrarne in possesso. Anche i privati possono depositare le loro carte presso gli Archivi di Stato o altre istituzioni. Inoltre il termine definisce il locale nel quale un ente conserva la documentazione non più occorrente alla trattazione degli affari in corso.
Descrizione estrinseca
Descrizione delle unità archivistiche prevalentemente rispetto al loro aspetto fisico.
Documento
Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con I'osservanza di determinate forme che conferiscono al documento pubblica fede e forza di prova. L'archivistica tende a ricomprendere sotto la dizione di documento tutta la documentazione di cui si compone un archivio, anche se si tratta di documenti informali, lettere private, documenti a stampa, fotografie, eccetera.
Dono
Atto di consegna di un insieme documentario da parte di un privato o di un ente a un istituto di conservazione. Il dono, a differenza del deposito, modifica la titolarità/proprietà del complesso e non è revocabile.
Edizione critica
La edizione critica di un documento archivistico contiene, oltre alla trascrizione, tutte le informazioni utili alla sua comprensione (note linguistiche e testuali, contesto archivistico di provenienza, annotazioni relative ai supporti, regesto).
Elenco
Descrizione, sommaria o analitica, di unità archivistiche o di unità di condizionamento .Elenchi vengono prodotti per diverse finalità sia di tipo amministrativo sia di tipo scientifico e operativo. Rientrano nella prima categoria gli elenchi prodotti in occasione di depositi, di versamenti, e di scarti.
Fascicolo
Unità archivistica costituita dai documenti relativi a un determinato affare, collocati - all'interno di una camicia o copertina - in ordine cronologico. Il fascicolo costituisce l'unità di base, indivisibile, di un archivio, mentre la busta, che contiene diversi fascicoli, si considera unità soltanto ai fini della conservazione materiale. Talora il fascicolo comprende documenti relativi ad affari diversi, o a questioni di carattere generale. Può essere articolato in sottofascicoli e inserti. Se l'archivio non è organizzato secondo criteri sistematici, è frequente trovare una pluralità di fascicoli miscellanei.
Fascio, vedi Busta
Filza, vedi Busta
Fondo, vedi Archivio
Guida
Strumento di ricerca. Descrive sistematicamente tutti i fondi conservati in un istituto archivistico o in una pluralità di istituti archivistici che hanno la stessa natura istituzionale. Nel primo caso si parla di guide particolari, nel secondo di guide generali. Di massima le guide generali e particolari forniscono una descrizione a livello di fondo, serie o sottoserie.
Inserto
Articolazione interna al sottofascicolo.
Inventario
Strumento di ricerca. Descrive in maniera analitica o sommaria tutte le unita archivistiche di un fondo ordinato.
ISAD (G)
International Standard for Archival Description (General). Norme internazionali per la descrizione archivistica.
ISAAR (CPF)
International Standard for Archival Authority Records (Corporate bodies, Persons, Families). Norme internazionali per la descrizione dei soggetti produttori di archivi e per la produzione di record d'autorità ad essi relativi.
Mezzi di corredo
Con questa espressione si intendono tutti gli strumenti che contengono una descrizione, analitica o sommaria, delle unità archivistiche o dei singoli documenti che compongono un archivio o fondo archivistico: si tratta di inventari, elenchi, elenchi di consistenza, di versamento, regesti, indici, rubriche, schedari, ecc.
Ordinamento
Complesso delle operazioni necessarie per dare un'organizzazione sistematica alle unita archivistiche sulla base di un principio teorico. Dalla metà del secolo scorso si è affermato in Italia il metodo basato sul rispetto del principio di provenienza o metodo storico, che consiste nel restituire alle serie dei documenti I'ordine originario. Tale metodo comporta la necessità di studiare I'ordinamento dell'ente che ha prodotto le carte, le sue funzioni, I'organizzazione degli uffici e i criteri secondo cui aveva organizzato il proprio archivio. Nell'ordinamento si tiene conto di eventuali successivi ordinamenti, dei mutamenti istituzionali e, in corrispondenza con essi, di possibili trasferimenti di carte da altri uffici o ad altri uffici.
Pacco, vedi Busta
Platea, vedi Cabreo
Raccolta, vedi Collezione
Regesto
Riassunto più o meno esteso del contenuto di un singolo documento, nel quale si riportano gli elementi indispensabili per riconoscerlo: data topica e cronica, nome dell’autore e del destinatario, nomi delle parti in causa, oggetto dell’atto.
Registro
Unità archivistica costituita da un insieme di fogli rilegati. Nel registro vengono trascritti o registrati per esteso o per sunto documenti e minute di documenti, ovvero vengono effettuate trascrizioni, registrazioni e annotazioni costitutive dell'atto giuridico. Spesso si usa impropriamente l'espressione volume come sinonimo di registro.
Repertorio
Registro su cui vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni del titolario: il repertorio deve essere organizzato in maniera da riprodurre le suddivisioni del titolario.
Rotolo
Unità archivistica formata da un foglio cartaceo o pergamenaceo, o da più fogli cuciti l’uno all’altro, conservati arrotolati. Si trovano frequentemente conservati in rotolo pergamene e mappe.
Scatola
Contenitore di cartone, o di tela e cartone nel quale i documenti sono conservati disposti in senso orizzontale.
Segnatura archivistica
Classificazione e numerazione che contraddistingue ciascuna unità archivistica.
Serie archivistica
Ciascun raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee, all'interno di un fondo archivistico. Può essere articolata in sottoserie.
Sezione
Partizione di un fondo, generalmente di primo o comunque di alto livello. Il termine indica ad esempio, all'interno degli archivi comunali, le principali suddivisioni su base cronologica o istituzionale.
Soggetto conservatore
Soggetto, pubblico o privato, che conserva fondi archivistici e li rende disponibili per la consultazione.
Soggetto produttore
L'ente, la famiglia o la persona che ha posto in essere, accumulato e/o conservato la documentazione nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale. Ogni archivio ha un proprio soggetto produttore. Ad un fondo archivistico possono corrispondere uno o più soggetti produttori che hanno nel corso della sua storia contribuito alla sua formazione, organizzazione e ordinamento. Le relazioni tra complesso archivistico e soggetto produttore sono definite al livello di descrizione più opportuno per rappresentarle in modo efficace.
Sottofascicolo
Articolazione interna al fascicolo.
Sottoserie
Articolazione di una serie archivistica.
Standard di descrizione archivistica
Norme elaborate dal Consiglio internazionale per gli Archivi per la descrizione archivistica (ISAD.G) e per la descrizione dei soggetti produttori (ISAAR-CPF).
Sub-fondo
Partizione di un fondo, generalmente di primo livello; il termine è stato introdotto nel linguaggio archivistico italiano in seguito alla diffusione dello standard internazionale ISAD. Di significato analogo a sezione più propriamente può indicare la parte di un fondo che ha avuto un'origine indipendente, ad esempio perché prodotta da un ente in seguito assorbito da un altro.
Supporto
Materiale sul quale si registrano le scritture e le informazioni. Il supporto più diffuso a partire dal XV secolo, è la carta; la pergamena, in uso dal VII secolo, viene gradualmente abbandonata e riservata alle scritture ritenute di maggior rilievo; l'uso della tela abbinata alla carta (carta telata) è pressoché esclusivamente circoscritto alla documentazione cartografica. Esempi di altri supporti: tavolette d'argilla, papiro, pellicola, nastro magnetico, pergamena, carta, pellicola, nastro magnetico, ecc.
Titolario
Sistema di classificazione progettato per ordinare logicamente il flusso dei documenti che vanno a costituire l'archivio. Nel caso di archivi di organizzazioni pubbliche il titolario viene costituito sulla base delle funzioni e delle attività esercitate.
Titolo
Nella descrizione dei complessi archivistici e delle unità archivistiche, si intende per titolo la denominazione che identifica l'entità descritta; in genere è ricavato dalla prassi amministrativa o dall'oggetto della documentazione. Per le unità archivistiche il titolo originario, se presente, è ricavato dai piatti o dai dorsi di registri e volumi, dal piatto superiore delle filze, dalle camicie dei fascicoli, dalla natura del negozio giuridico delle unità documentarie. Il titolo originario è posto tra virgolette ed è posizionato nella riga superiore del riquadro di descrizione delle unità. Il termine può indicare anche la parte componente di un titolario; può essere articolato in sottotitoli.
Unità archivistica
Termine generico con cui si individua l'unità minima indivisibile di un fondo archivistico, che può aggregare più documenti, fisicamente contigui, o essere costituita da una singola unità documentaria. Può essere costituita da un fascicolo, un registro, una filza, un volume ecc. Le unità archivistiche vengono identificate e descritte attraverso elementi quali: titolo, estremi cronologici, eventuale data topica, segnatura, stato di conservazione, contenuto e descrizione estrinseca.
Unità documentaria (atto singolo)
Unità archivistica composta da un solo documento che per diverse ragioni non si trova unito ad altri e dunque viene descritto individualmente. Una particolare modalità di descrizione delle unità documentarie è data dal regesto.
Vincolo archivistico
Nesso che collega in maniera logica e necessaria i documenti che compongono l'archivio di un ente.
Volume
Unità archivistica costituita di più fogli rilegati insieme. La parola attiene all'aspetto esterno dei documenti e distingue quelli che si presentano come unità rilegate rispetto a quelli sciolti conservati in buste. Di fatto la parola viene usata spesso come sinonimo di registro.