La conservazione dei documenti in formato digitale ad oggi è lo strumento più idoneo alla tutela ed alla gestione dei documenti, soprattutto di quelli in condizioni di conservazione precaria e, inoltre, un archivio digitale consente di accedere in maniera rapida ed efficiente ai documenti per mezzo dell’indicizzazione dei dati della descrizione archivistica e di poter disporre in tempo reale delle riproduzioni dei documenti sia in formato digitale che eventualmente in cartaceo (stampe).
L’attività di digitalizzazione ha avuto come oggetto materiali di tipologia diversa: documenti cartografici, documenti fotografici e documentazione non grafica di riferimento ed è stata finalizzata alla realizzazione di un archivio digitale che soddisfi le seguenti esigenze:
• conservazione a lungo termine
• supporto alla descrizione archivistica dei materiali
• semplificazione dell’accesso alla consultazione dei documenti fotografici.
L’attività è stata preceduta da una fase di analisi dei documenti per definire lo strumento più idoneo alla ripresa digitale, in modo da non danneggiare il materiale ed ottenere la migliore qualità sia per la conservazione (riproduzione a stampa) sia per la fruizione (leggibilità e gradevolezza dell’immagine).
Sono state previste diverse tipologie di digitalizzazione e di interventi, in funzione della tipologia dei materiali e dello stato di conservazione degli stessi.
In particolare, sono state utilizzate due diverse tipologie di riproduzione digitale:
• con sistema ripresa fotografica professionale (per materiale tipo documenti cartografici)
• con scanner planetario A1 dotato di piano basculante (album, documenti rilegati, stampe di grandi dimensioni, documenti cartografici, documentazione non grafica di riferimento).
La digitalizzazione è stata organizzata in diverse fasi di lavorazione monitorate da un sistema di controllo che ne ha tracciato puntualmente lo stato e la qualità ed è stata eseguita secondo i criteri di seguito descritti.
Inquadratura. Tutti i documenti sono stati digitalizzati, laddove ritenuto necessario e funzionale, su entrambi i lati, nell’ordine sequenziale previsto ed acquisiti in modo che ogni documento sia interamente compreso nella stessa immagine digitale, inclusi i margini e ogni altro elemento oltre al testo. I margini del documento sono paralleli a quelli dell’immagine.
Rifilatura. I file di immagine acquisiti sono stati rifilati in maniera da eliminare la presenza di zone estese al di fuori del documento, pur garantendo di mantenere per intero il documento stesso.
Rilegature strette di unità documentarie. Laddove sono stati trovati documenti restaurati, ma con rilegature molto strette, l’attenzione massima nell’esecuzione della attività è stata posta nel non rovinare la rilegatura, ma al tempo stesso nell’offrire all’utente la visibilità delle carte per quello che poteva essere la ripresa della stessa.
Sono stati prodotti i seguenti formati immagine:
File Master - TIFF 6.0 non compresso con risoluzione di 600 dpi ottici (non interpolati) non compressi e una profondità di colore di 24 bit RGB per dimensioni dell’originale fino al formato A1. Qualora il contenuto della documentazione abbia presentato contenuti particolari, si è provveduto alla creazione di formato immagine valutato di volta in volta.
File Intranet - compresso JPEG, sottocampionato a 300 dpi e con una profondità di colore a 24 bit RGB al fine di ottenere una buona qualità e leggibilità a video anche sotto ingrandimento insieme ad un ingombro sufficientemente contenuto.
File Internet - compresso JPEG, sottocampionato a 150 dpi e con profondità di colore colore a 24 bit RGB; il fattore di compressione ed il sottocampionamento sono stati stabiliti in funzione delle dimensioni dei documenti. Il fattore di compressione è tale da garantire la piena leggibilità del contenuto ma non la riproduzione per scopi commerciali.
Una parte dei documenti cartografici è stata digitalizzata attraverso l’uso di fotocamera digitale professionale. Utilizzando ottiche professionali, è infatti possibile ottenere risultati di riproduzione digitali ottimali e correggere eventuali imperfezioni degli originali già in fase di ripresa. Questo tipo di ripresa digitale è stata effettuata su stativo retroilluminato per i trasparenti e con stativo standard per le stampe.
Sono state previste anche diverse tipologie di intervento di fotoritocco digitale in funzione dello stato di conservazione dei supporti, della loro tipologia e di specifiche richieste.
Ogni singola riproduzione digitale è stata ottimizzata secondo i criteri più opportuni per ottenere il miglior risultato possibile relativamente allo stato di conservazione ed alla qualità della ripresa originale.
L’intervento è stato effettuato in modalità semi automatica ovvero sono stati applicati filtri automatici in base alla selezione manuale delle correzioni da apportare effettuata dall’operatore specializzato.
Nel caso in cui i materiali presentassero evidenti aberrazioni dovute al degrado del supporto o a difetti di ripresa nativi, sono stati operati interventi mirati di miglioramento quali la correzione di viraggi cromatici, la correzione di sfocature, l’aumento del contrasto, etc.
Questo tipo di interventi è stato realizzato in funzione dell’analisi che gli operatori specializzati hanno effettuato sulle riproduzioni digitali.
A titolo esemplificativo riportiamo di seguito alcuni interventi realizzati su materiale fotografico.
• correzione difetto di piegatura della stampa, contrasto e pulizia dell’immagine
• conversione Negativo-Positivo colore, ottimizzazione fuoco, contrasto e colore
• conversione Negativo-Positivo b/n, ottimizzazione fuoco, contrasto e luminosità.
Per quanto riguarda più specificatamente il materiale fotografico, le attività di digitalizzazione dei fototipi selezionati sono state svolte nell’ottica di garantire una acquisizione digitale idonea sia alla conservazione che alla fruizione delle immagini.
Per le attività di acquisizione digitale sono stati seguiti i parametri della Normativa per l’acquisizione digitale delle immagini fotografiche dell’ICCD.
Dal punto di vista operativo, nelle fasi preliminari della ricognizione, prima di procedere alla digitalizzazione dei fototipi prescelti, è stato effettuato un riscontro sui seguenti elementi:
- numero, tipologia e formato dei diversi supporti
- stato di conservazione
- contesto di aggregazione
- livello e modalità di ordinamento.
Per poter garantire un'acquisizione digitale idonea sia alla conservazione che alla fruizione delle immagini è stata data priorità, ove possibile, alla scansione dei negativi (lastre, pellicole) che consentono parametri ottimali di digitalizzazione.
Il sistema di acquisizione utilizzato è stato la scansione attraverso scanner piano con sistema di illuminazione a luce fredda in grado di garantire la qualità di immagine richiesta dal progetto senza arrecare danno ai documenti fotografici.
I parametri di digitalizzazione hanno portato alla creazione di file master che garantissero la riproduzione fedele dei fototipi in vista della loro conservazione digitale a lungo termine o della necessità di una stampa di alta qualità. I file derivati prodotti a partire dal file master e ottimizzati sono stati ridimensionati e compressi per la più comoda fruizione ottenibile senza un’eccessiva perdita di qualità.
Il processo di digitalizzazione è stato eseguito presso i locali messi a disposizione dagli Istituti dove il materiale individuato da digitalizzare viene conservato, in modo da garantire la massima tutela dello stesso.